Člověk nemusí mít zrovna doktorát, aby mu bylo jasné, že trochu jinak bude vypadat plán údržby pro zahradní pergolu a jinak pro desetipatrovou kancelářskou budovu. A že bude jinak náročné vytvořit skutečně dobrý a efektivní plán údržby. V tomto punktu je tedy záhodno nepřecenit své plánovací schopnosti.
Ledacos se dá zvládnout pomocí různých tabulkových procesorů s nízkými pořizovacími náklady, ale od určitého stupně složitosti už je mnohem lepší pořídit speciální software, dostupný na trhu, anebo se obrátit na specializovanou firmu v oboru správu majetku, aby takový vytvořila na míru.
Pokud uživatel nespravuje velké množství stavebních objektů, nebo pokud by nevyužíval většinu nabízených funkcí, je zbytečné pořizovat nákladný software. Tabulkové procesory, jakkoliv jsou rozšířené snadno srozumitelné všem už při základní počítačové gramotnosti, mají nevýhodu přesně opačnou: relativně malý počet funkcí a náchylnost k chybám, obzvláště při větším množství položek.
Plánování, propojení na elektronickou dokumentaci, výpočet odvozených údajů, evidenci externích partnerů, dodavatelů, zákazníků, evidenci majetku nebo využití prostor – tohle všechno (a mnoho dalšího) spravovat, to může být nad síly tabulek i lidí, kteří s nimi pracují. Tady už je třeba dobře zvažovat, co se vyplatí. Nikdo nebude štěstím bez sebe, má-li platit nákladné řešení. Na druhou stranu každá chyba, která se do procesu vloudí, znamená v konečném důsledku náklady navíc. Je finančně únosnější náprava potenciálních problémů, nebo dražší řešení, které riziko chyb snižuje? To je otázka, na kterou si správně musí odpovědět každý správce.
